МТО Заявки

Заявки на материально-техническое обеспечение

О модуле

Модуль МТО Заявки — внутренняя система управления закупками непродовольственных товаров и услуг: оборудование, ремонт, расходные материалы, хозяйственные нужды. Каждая заявка проходит многоступенчатый цикл согласования — от создания до завершения — с фиксацией ответственных, сроков и сумм на каждом этапе.

Модуль позволяет контролировать весь жизненный цикл закупки: от момента, когда сотрудник подал запрос, до фактической доставки и закрытия заявки. Все заявки хранятся в едином реестре с возможностью фильтрации, поиска и экспорта.

Реестр заявок

Главная страница модуля — табличный реестр всех заявок с ключевой информацией: номер, дата, описание, арендатор, объект, сумма, статус. Строки таблицы подсвечиваются цветом в зависимости от текущего статуса заявки, что позволяет моментально оценить общую картину.

Доступные фильтры реестра:

Статус — показать заявки в определённом статусе (например, только «В работе» или «Получен счёт»).
Арендатор — фильтрация по юридическому лицу или подразделению, подавшему заявку.
Карта финансирования — группировка по источнику финансирования (статья бюджета).
Объект — фильтр по конкретному объекту (ресторан, склад, офис).
Подрядчик — фильтр по назначенному поставщику или исполнителю.

Для каждой заявки доступен детальный просмотр по клику на строку — откроется карточка с полной историей изменений, комментариями и прикреплёнными документами.

Статусы заявок

Каждая заявка проходит последовательный workflow. Переход между статусами фиксируется с указанием даты и пользователя, выполнившего действие.

Новая — заявка только что создана и ожидает рассмотрения. На этом этапе автор может редактировать все поля.
В работе — заявка принята в работу ответственным сотрудником. Ведётся поиск подрядчика, уточнение спецификаций и стоимости.
Получен счёт — от подрядчика получен счёт на оплату. Счёт прикрепляется к заявке, сумма уточняется.
Отправлено в 1С — данные переданы в систему 1С для проведения оплаты. С этого момента заявка блокируется для обычных пользователей.
Оплачено — счёт оплачен, ожидается поставка товара или выполнение работ.
Доставлено — товар доставлен или работа выполнена. Требуется подтверждение приёмки.
Завершено — заявка полностью закрыта. Все работы выполнены, документы оформлены.

Дополнительный статус: Отменена — заявка отклонена или отменена на любом этапе до отправки в 1С. При отмене указывается причина.

Создание заявки

Для создания новой заявки нажмите кнопку «Создать заявку» в верхней части реестра. Заполните форму:

Описание — подробное описание того, что необходимо закупить или какие работы выполнить. Чем детальнее описание, тем быстрее будет обработка.
Арендатор — выберите юридическое лицо или подразделение, от имени которого подаётся заявка (выбор из справочника).
Карта финансирования — статья бюджета, из которой будет производиться оплата (выбор из справочника).
Объект — конкретный объект (ресторан, склад, офис), для которого предназначена закупка.
Ориентировочная сумма — предварительная оценка стоимости. Может быть скорректирована после получения счёта.
Срочность — приоритет заявки: обычная или срочная. Срочные заявки обрабатываются в первую очередь.
Примечания — дополнительная информация: контакты поставщика, ссылки на аналоги, особые требования.

После сохранения заявка получает уникальный номер и появляется в реестре со статусом «Новая».

Импорт из Excel

Для массового создания заявок используйте функцию импорта из Excel. Это удобно при планировании периодических закупок (ежемесячные расходные материалы, сезонное обслуживание и т.п.).

Скачайте шаблон — на странице импорта доступен Excel-шаблон с предзаполненными заголовками колонок.
Заполните данные — внесите заявки в шаблон. Каждая строка — одна заявка. Обязательные колонки: описание, арендатор, объект.
Загрузите файл — выберите заполненный файл и нажмите «Импорт».
Проверьте результат — система проведёт валидацию данных. Строки с ошибками (неизвестный арендатор, пустое описание) будут отмечены и пропущены. Успешно импортированные заявки появятся в реестре.

Формат шаблона: .xlsx, колонки — Описание, Арендатор, Карта финансирования, Объект, Сумма, Срочность, Примечания. Значения арендатора и объекта должны точно совпадать с названиями из справочников.

Справочники (администрирование)

Администраторы модуля управляют справочными данными, которые используются при создании и обработке заявок:

Арендаторы — список юридических лиц и подразделений, от имени которых подаются заявки.
Карты финансирования — статьи бюджета и источники финансирования для классификации расходов.
Объекты — перечень физических объектов (рестораны, склады, офисы), для которых создаются заявки.
Подрядчики — база поставщиков и исполнителей с контактными данными и реквизитами.

Для каждого справочника доступны операции добавления, редактирования и деактивации записей. Удаление записи невозможно, если она используется в существующих заявках — вместо этого запись деактивируется.

Подсказка: Используйте импорт из Excel для массового создания периодических заявок. Например, подготовьте шаблон с ежемесячными закупками расходных материалов и загружайте его в начале каждого месяца — это значительно ускорит работу.

Важно: После перехода заявки в статус «Отправлено в 1С» и далее изменение статуса доступно только администраторам. Обычные пользователи могут только просматривать такие заявки. Если требуется отменить или скорректировать заявку на этом этапе — обратитесь к администратору.