Закупки

Заказы поставщикам и управление товарами

О модуле

Модуль Закупки автоматизирует процесс заказа товаров у поставщиков. Позволяет вести каталог товаров и поставщиков, формировать заказы на закупку, отслеживать их статусы и анализировать историю поставок. Модуль помогает оптимизировать закупки за счёт автоматического расчёта потребностей на основе минимальных остатков.

Все данные о товарах, поставщиках и заказах хранятся в единой базе и доступны для анализа и отчётности.

Быстрый старт

Для начала работы с модулем выполните четыре шага:

Добавьте поставщиков — перейдите в раздел «Поставщики» и создайте карточки ваших поставщиков. Укажите название, контактные данные, условия работы (минимальная сумма заказа, сроки доставки).
Добавьте товары с привязкой к поставщикам — в разделе «Товары» создайте карточки товаров. Для каждого товара укажите одного или нескольких поставщиков, цены, минимальный и максимальный уровень запасов.
Создайте заказ — перейдите в «Новый заказ», выберите поставщика и добавьте нужные товары. Система подскажет оптимальные количества на основе текущих остатков и настроенных минимумов.
Отслеживайте доставку — в разделе «Мои заказы» контролируйте статус заказа: черновик → отправлен → получен. При получении подтвердите фактическое количество.

Новый заказ

Создание заказа на закупку — центральная функция модуля. Процесс включает:

Выбор поставщика — выберите поставщика из справочника. Список товаров автоматически отфильтруется по выбранному поставщику.
Добавление товаров — выберите товары из каталога и укажите количество. Система показывает текущий остаток, минимальный уровень и рекомендуемое количество для заказа.
Автооптимизация — нажмите «Рассчитать автоматически», чтобы система заполнила количества на основе минимальных остатков. Алгоритм рассчитывает разницу между текущим остатком и заданным максимумом для каждого товара.
Проверка и отправка — просмотрите итоговую сумму заказа, при необходимости скорректируйте количества и отправьте заказ поставщику.

Подсказка: Используйте функцию «Авто-заказ» для автоматического формирования заказов на основе минимальных уровней запасов. Система проанализирует текущие остатки и предложит оптимальные количества для закупки — останется только проверить и отправить.

Мои заказы

Раздел Мои заказы — реестр всех заказов на закупку с возможностью поиска и фильтрации.

Статусы заказов:

Черновик — заказ создан, но ещё не отправлен. Можно редактировать состав и количества.
Отправлен — заказ отправлен поставщику. Ожидание доставки.
Получен — товар получен и оприходован. Заказ закрыт.

Доступные действия:

Поиск заказов по номеру, поставщику или дате
Фильтрация по статусу (все, черновики, отправленные, полученные)
Просмотр деталей заказа и истории изменений
Повторение заказа — создание нового заказа на основе предыдущего

Важно: После отправки заказа поставщику изменение состава или количества товаров потребует повторной отправки. Если вы внесли корректировки в отправленный заказ, не забудьте переотправить его поставщику.

Товары

Раздел Товары — каталог товаров для закупки. Каждая карточка товара содержит:

Название и категория — наименование товара и группа (мясо, овощи, напитки, хозтовары и т.д.).
Единица измерения — кг, шт, л, упаковка и другие.
Привязка к поставщикам — один товар может быть связан с несколькими поставщиками. Для каждой связки указывается цена и артикул поставщика.
Минимальный остаток — уровень запаса, при достижении которого система рекомендует заказать товар.
Максимальный остаток — целевой уровень запаса. При авто-заказе система рассчитывает количество до этого уровня.
Текущая цена — актуальная закупочная цена для расчёта стоимости заказов.

Поставщики

Справочник Поставщики хранит информацию обо всех контрагентах:

Название компании и юридические реквизиты
Контактные данные — телефон, email, контактное лицо
Условия работы — минимальная сумма заказа, сроки доставки, способы оплаты
Привязанные товары — список товаров, поставляемых данным поставщиком, с ценами
История заказов — все заказы данному поставщику с суммами и датами

Настройки

Раздел Настройки позволяет сконфигурировать параметры работы модуля закупок:

Правила автозаказа — настройка алгоритма расчёта оптимальных количеств: учёт среднего расхода за период, коэффициент запаса, минимальная партия.
Уведомления — настройка оповещений при достижении минимального остатка товара.
Категории товаров — управление справочником категорий для группировки товаров.
Единицы измерения — добавление и редактирование единиц измерения.
Шаблоны заказов — сохранение типовых составов заказов для быстрого повторения.